Workflow automatyzacji Workflow to zautomatyzowany łańcuch akcji, który wysyła emaile w odpowiedzi na triggery i zachowania użytkowników.
Czym jest workflow? Workflow = Trigger + Warunki + AkcjeTrigger: CONTACT_CREATED (nowy kontakt) ↓ Wait: 0 minut ↓ Action: Wyślij Welcome Email ↓ Wait: 3 dni ↓ Condition: Otwarł Welcome Email? ├─ TAK → Wyślij Email #2 (Onboarding) └─ NIE → Wyślij Email #2 (Re-engagement)
Typy workflow
Welcome Series Seria emaili powitalnych dla nowych kontaktów Trigger: CONTACT_CREATED
Drip Campaign Edukacyjna seria z określonymi interwałami Trigger: TAG_ADDED “Lead”
Abandoned Cart Przypomnienie o porzuconym koszyku Trigger: CUSTOM_EVENT “cart_abandoned”
Re-engagement Win-back nieaktywnych kontaktów Trigger: Brak otwarć przez 90 dni
Flow Builder: Wizualny edytor workflow Mailist oferuje wizualny Flow Builder (oparty na @foblex/flow) - intuicyjny edytor drag & drop do tworzenia skomplikowanych automatyzacji bez pisania kodu.
Interfejs Flow Builder ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 📋 Workflow: "Welcome Series" [💾 Save] [✕] │ ├──────────┬──────────────────────────────────────┬───────────┤ │ │ │ │ │ PALETTE │ CANVAS (Grid Background) │ SETTINGS │ │ │ │ │ │ Triggers │ ┌─────────────────┐ │ Selected: │ │ ├─👥 Sub │ │ Subscriber │ │ │ │ ├─📧 Open│ │ Joins Group │ │ 👥 Sub │ │ └─📤 Uns │ │ "Newsletter" │──────┐ │ Joins │ │ │ └─────────────────┘ │ │ Group │ │ Actions │ ▼ │ │ │ ├─✉️ Send│ ┌─────────────────┐ │ Group: │ │ ├─⏰ Wait│ │ Send Email │ │ [Newsletter]│ │ └─❓ Cond│ │ "Welcome #1" │──┐ │ │ │ │ └─────────────────┘ │ │ [Update] │ │ │ ▼ │ │ │ Tools │ ┌──────────────┴───┐ │ │ ├─🔍 Zoom│ │ Condition │ │ │ ├─⊞ Fit │ │ Opened email? │ │ │ └─⊗ Sel │ └─┬─────────────┬──┘ │ └──────────┴───────────────────────│─────────────│───────────┘ YES│ NO│
Kluczowe elementy:
Palette (lewy panel) - biblioteka dostępnych węzłówCanvas (środek) - płótno robocze z grid backgroundSettings (prawy panel) - konfiguracja wybranego węzłaTop bar - nazwa workflow, zapisz, anulujAction bar - zoom, fit to screen, select all
Tworzenie workflow krok po kroku
Utwórz nowy workflow
Automatyzacja → + Nowy workflow Otworzy się Flow Builder z pustym canvas i gridowym tłem.
Dodaj węzeł Trigger
Z palety (lewy panel): Subscriber Joins Group
Email Opened
Unsubscribed
Przeciągnij węzeł 👥 Subscriber Joins Group na canvas. Konfiguracja (prawy panel): Trigger: Subscriber Joins Group Group: ▼ [Newsletter Subscribers] Opis: Wyzwala się gdy kontakt zostaje dodany do wybranej grupy.
Use case: Welcome series dla nowych subskrybentówPrzeciągnij węzeł 📧 Email Opened na canvas. Konfiguracja: Trigger: Email Opened Campaign: ▼ [Welcome Email #1] Opis: Wyzwala się gdy kontakt otwiera wybrany email z kampanii.
Use case: Follow-up dla engaged usersPrzeciągnij węzeł 📤 Unsubscribed na canvas. Konfiguracja: Trigger: Unsubscribed Opis: Wyzwala się gdy kontakt wypisuje się z listy mailingowej.
Use case: Win-back campaign, feedback surveyPlan FREE: Maksymalnie 1 trigger na workflow.
Plan STANDARD/PRO: Unlimited triggers (multi-trigger workflows).
Połącz z akcją Send Email
Dodaj węzeł Send Email:
Przeciągnij ✉️ Send Email z palety na canvas
Połącz węzły: Kliknij output triggera (kółko na dole) i przeciągnij do input Send Email (kółko na górze) Konfiguracja Send Email: Action: Send Email Email Type: ● Szablon ○ Kampania Template: ▼ [Welcome Email - Template #1] Subject: Witamy w Mailist! Preview: Cześć {{firstName}}, dziękujemy za... Personalizacja: - {{firstName}} - {{lastName}} - {{email}} - {{company}}
Wizualizacja połączenia: ┌─────────────────┐ │ Subscriber │ │ Joins Group │ │ "Newsletter" │ └────────┬────────┘ │ (connection line) ▼ ┌─────────────────┐ │ Send Email │ │ "Welcome #1" │ └─────────────────┘
Dodaj Wait (opóźnienie)
Przeciągnij węzeł ⏰ Wait: Action: Wait Duration: [3] ▼ [days] Opcje: - minutes - hours - days - weeks Opis: Kontakt czeka 3 dni przed kolejną akcją.
Połącz: Send Email → Wait → (kolejna akcja)Best practice: Odstępy między emailami:
Email #1 → Email #2: 2-3 dni
Email #2 → Email #3: 5-7 dni
Email #3 → Email #4: 10-14 dni
Dodaj Condition (rozgałęzienie)
Przeciągnij węzeł ❓ Condition: Action: Condition (If/Then/Else) Condition Type: ▼ [Email Opened] Email: ▼ [Welcome #1] Timeframe: [7] days (sprawdź ostatnie 7 dni) Outputs: ├─ ✅ YES (green) - Otworzył email └─ ❌ NO (red) - Nie otworzył
Workflow z rozgałęzieniem: ┌─────────────────┐ │ Send Email │ │ "Welcome #1" │ └────────┬────────┘ │ ▼ ┌─────────────────┐ │ Wait 3 days │ └────────┬────────┘ │ ▼ ┌─────────────────┐ │ Condition │ │ Opened email? │ └─┬─────────────┬─┘ YES│ NO│ │ │ ▼ ▼ ┌───────┐ ┌───────┐ │Email#2│ │Re-eng │ └───────┘ └───────┘
Połącz węzły:
Condition output “YES” (zielony) → Send Email “Onboarding #2”
Condition output “NO” (czerwony) → Send Email “Re-engagement”
Zapisz i aktywuj
Edytuj nazwę: Kliknij tytuł “New Automation” → wpisz “Welcome Series”Zapisz: Kliknij przycisk 💾 Save (top right)Aktywuj: Wróć do listy automatyzacji → Aktywuj workflow Status workflow:
Draft - Zapisany, nieaktywnyActive - Działa dla nowych triggerówPaused - Wstrzymany (nie wyzwala się) Dostępne węzły (Palette) Triggers (Wyzwalacze) Subscriber Joins Group
Email Opened
Unsubscribed
👥 Subscriber Joins Group Opis: Wyzwala się gdy kontakt zostaje dodany do wybranej grupy.Konfiguracja:
Group: Wybierz grupę z listy
Use cases:
Welcome series dla nowych subskrybentów
Onboarding po zapisaniu się na webinar
Lead nurturing dla nowych leadów
Przykład: Grupa: "Newsletter Subscribers" → Automatycznie wyślij Welcome Email #1
📧 Email Opened Opis: Wyzwala się gdy kontakt otwiera określony email.Konfiguracja:
Campaign: Wybierz kampanię/email
Use cases:
Follow-up dla engaged users
Cross-sell po otwarciu produktowego emaila
Re-engagement dla tych, którzy otworzyli po długiej nieaktywności
Przykład: Campaign: "Product Launch Email" → Wyślij "Feature Deep Dive" po 2 dniach
📤 Unsubscribed Opis: Wyzwala się gdy kontakt wypisuje się z listy.Konfiguracja:
Brak (automatyczne dla wszystkich wypisań)
Use cases:
Win-back campaign (ostatnia szansa)
Feedback survey (dlaczego się wypisałeś?)
Offer alternative (np. newsletter 1x/miesiąc zamiast tygodniowego)
Przykład: Unsubscribed → Wyślij "Feedback Survey" (1x) → If no response → End workflow
RODO: Wypisani użytkownicy nie mogą otrzymywać emaili marketingowych. Możesz wysłać 1 email z prośbą o feedback lub ofertą zmiany preferencji.
Actions (Akcje) ✉️ Send Email
⏰ Wait
❓ Condition
Send Email - Wyślij email do kontaktuKonfiguracja: Email Type: ● Szablon - Użyj gotowego szablonu ○ Kampania - Użyj istniejącej kampanii Template/Campaign: ▼ [Wybierz z listy] Personalizacja automatyczna: - {{firstName}} - {{lastName}} - {{email}} - {{company}} - Wszystkie pola niestandardowe
Przykład użycia: Trigger: Subscriber Joins Group → Wait: 0 minutes → Send Email: "Welcome #1" → Wait: 3 days → Send Email: "Welcome #2"
Mailist automatycznie dodaje link unsubscribe i tracking pixel do każdego emaila.
Wait - Opóźnienie przed kolejną akcjąKonfiguracja: Duration: [liczba] ▼ [jednostka] Jednostki: - minutes (1-1440) - hours (1-168) - days (1-365) - weeks (1-52)
Typowe zastosowania:
0 minutes - Natychmiastowa akcja1 day - Daj czas na otwarcie pierwszego emaila3 days - Standardowy odstęp między emailami7 days - Tygodniowy follow-up30 days - Miesięczny reminder Przykład: Send Email "Abandoned Cart Reminder #1" → Wait 24 hours → Condition: Completed purchase? ├─ YES → End Workflow └─ NO → Send Email "10% discount code"
Condition - Rozgałęzienie If/Then/ElseTypy warunków:
Condition: Email Opened Email: ▼ [Welcome #1] Timeframe: [7] days Outputs: ├─ YES (green) - Otworzył w ciągu 7 dni └─ NO (red) - Nie otworzył
Condition: Link Clicked Email: ▼ [Product Launch] URL: https://example.com/product Timeframe: [3] days Outputs: ├─ YES - Kliknął link └─ NO - Nie kliknął
Condition: Has Tag Tag: [VIP Customer] Outputs: ├─ YES - Ma tag └─ NO - Nie ma tagu
Condition: Field Value Field: [Total Orders] Operator: > (greater than) Value: 5 Outputs: ├─ YES - Total Orders > 5 └─ NO - Total Orders ≤ 5
Outputs (kolory):
🟢 YES (green) - Warunek spełniony🔴 NO (red) - Warunek nie spełniony🔵 MAYBE (blue) - Opcjonalna 3-way condition (advanced) Nested conditions: Możesz łączyć wiele warunków tworząc decyzyjne drzewa. Przykład: “Otworzył email?” → YES → “Kliknął CTA?” → YES → “Tag VIP?”
Dodatkowe węzły (w planach rozwojowych) Poniższe węzły są zakomentowane w kodzie i będą udostępnione w przyszłych wersjach:
Węzeł Status Planowane Add Tag Commented Q1 2025 Remove Tag Commented Q1 2025 Add to Group Commented Q1 2025 Remove from Group Commented Q1 2025 Update Field Planned Q2 2025 Webhook Planned Q2 2025 A/B Split Planned Q2 2025
Funkcje Flow Builder Nawigacja i zoom
🔍 Zoom In/Out Skróty klawiszowe:
Cmd/Ctrl + Plus - Zoom inCmd/Ctrl + Minus - Zoom outScroll - Płynny zoom Action Bar: Przyciski +/-
⊞ Fit to Screen Automatycznie dopasuj widok aby wszystkie węzły były widoczne. Użyj gdy:
Masz duży workflow (10+ węzłów)
Zgubiłeś się na canvas
Chcesz zobaczyć całość
Skrót: Przycisk “Fit” w Action Bar
⊗ Select All Zaznacz wszystkie węzły i połączenia. Skrót: Cmd/Ctrl + AUse case:
Usunięcie całego workflow
Kopiowanie struktury
🖱️ Pan (przesuwanie) Przesuwaj canvas przeciągając tło. Metody:
Kliknij i przeciągnij tło (grid)
Spacebar + przeciągnij (Mac convention)
Środkowy przycisk myszy
Zaznaczanie i edycja
Zaznacz węzeł
Kliknij węzeł → Prawy panel pokaże ustawieniaMulti-select:
Cmd/Ctrl + Click - Dodaj do zaznaczenia
Shift + Click - Zaznacz zakres
Przesuń węzły
Przeciągnij węzeł aby zmienić pozycjęMulti-move:
Zaznacz wiele węzłów
Przeciągnij jeden z nich
Wszystkie przesuwają się razem
Usuń węzły/połączenia
Zaznacz → Delete/Backspace Usunięcie węzła:
Usuwa również wszystkie połączenia do/z tego węzła
Usunięcie połączenia:
Kliknij connection line → Delete
Lub kliknij “X” na output węzła
Reconnect (przepięcie)
Przeciągnij połączenie z jednego output do innego input.Przed: Po przepięciu: A → B A → C C B
Use case: Zmiana kolejności akcji bez usuwania węzłówGrid background i alignment Grid: 20px × 20px grid ułatwia wyrównanie węzłów.Visual alignment: ┌────┬────┬────┐ │ │ │ │ ├────┼────┼────┤ ← Grid pomaga w równym rozmieszczeniu │ A │ → │ B │ ├────┼────┼────┤ │ │ │ │ └────┴────┴────┘
Best practice: Trzymaj węzły w liniach lub kolumnach dla lepszej czytelności workflow.
Zachowywanie i ładowanie workflow Mailist zapisuje workflow jako JSON w formacie IFlowState :
{ "name" : "Welcome Series" , "nodes" : { "node-abc123" : { "id" : "node-abc123" , "type" : "SUBSCRIBER_JOINS_GROUP" , "position" : { "x" : 100 , "y" : 100 }, "outputs" : [ { "id" : "output-1" , "name" : "default" , "color" : "blue" } ], "data" : { "groupId" : "list-456" } }, "node-def456" : { "id" : "node-def456" , "type" : "SEND_EMAIL" , "position" : { "x" : 100 , "y" : 250 }, "input" : "input-1" , "outputs" : [ { "id" : "output-2" , "name" : "default" , "color" : "blue" } ], "data" : { "templateId" : "template-789" , "subject" : "Welcome to Mailist!" } } }, "connections" : { "conn-1" : { "id" : "conn-1" , "from" : "output-1" , "to" : "input-1" } } }
Pola węzła:
id - Unikalny GUID węzłatype - NodeType enum (SEND_EMAIL, WAIT, CONDITION, etc.)position - Pozycja na canvas (x, y)input - ID input connection point (dla węzłów z input)outputs - Array output connection points (dla węzłów z outputs)data - Konfiguracja specyficzna dla typu węzła
Pola połączenia:
id - Unikalny ID połączeniafrom - ID output węzła źródłowegoto - ID input węzła docelowego
Przykład: Welcome Series Workflow : "Onboarding nowych użytkowników" Trigger : CONTACT_CREATED ↓ Action : Send Email "Welcome #1: Witamy!" ↓ Wait : 1 dzień ↓ Condition : opened_email = "Welcome #1" ├─ YES : │ ↓ │ Send Email "Welcome #2: Pierwsze kroki" │ ↓ │ Wait : 3 dni │ ↓ │ Send Email "Welcome #3: Zaawansowane funkcje" │ └─ NO : ↓ Send Email "Re-engagement : Czy potrzebujesz pomocy?" ↓ Wait : 2 dni ↓ Condition : opened_re_engagement ├─ YES → Add Tag "Engaged" → Continue workflow └─ NO → End Workflow
Najlepsze praktyki
Zanim aktywujesz workflow dla wszystkich:
Dodaj swój email jako testowy kontakt
Wyzwól trigger (np. zapisz się na listę)
Sprawdź czy emaile przychodzą w dobrych odstępach
Zweryfikuj personalizację i linki
❌ Źle: Day 1: Email #1 Day 2: Email #2 Day 3: Email #3 Day 4: Email #4 → Za dużo, za szybko! ✅ Dobrze: Day 1: Email #1 Day 3: Email #2 Day 7: Email #3 Day 14: Email #4 → Naturalne odstępy
Zawsze daj możliwość wyjścia z workflow: Condition: tag zawiera "Converted" → End Workflow (cel osiągnięty) Condition: opened = 0 AND sent = 5 → End Workflow (5 emaili bez reakcji)
Analityka workflow Po aktywacji sprawdzaj:
Konwersja % kontaktów, które przeszły przez cały workflow
Drop-off points W którym miejscu ludzie przestają otwierać
Czas do konwersji Ile czasu od triggera do celu
Najlepsze emaile Które emaile mają najwyższy open/click rate
Następne kroki 