Workflow automatyzacji

Workflow to zautomatyzowany łańcuch akcji, który wysyła emaile w odpowiedzi na triggery i zachowania użytkowników.

Czym jest workflow?

Workflow = Trigger + Warunki + Akcje

Trigger: CONTACT_CREATED (nowy kontakt)
  ↓
Wait: 0 minut
  ↓
Action: Wyślij Welcome Email
  ↓
Wait: 3 dni
  ↓
Condition: Otwarł Welcome Email?
  ├─ TAK → Wyślij Email #2 (Onboarding)
  └─ NIE → Wyślij Email #2 (Re-engagement)

Typy workflow

Welcome Series

Seria emaili powitalnych dla nowych kontaktówTrigger: CONTACT_CREATED

Drip Campaign

Edukacyjna seria z określonymi interwałamiTrigger: TAG_ADDED “Lead”

Abandoned Cart

Przypomnienie o porzuconym koszykuTrigger: CUSTOM_EVENT “cart_abandoned”

Re-engagement

Win-back nieaktywnych kontaktówTrigger: Brak otwarć przez 90 dni

Flow Builder: Wizualny edytor workflow

Mailist oferuje wizualny Flow Builder (oparty na @foblex/flow) - intuicyjny edytor drag & drop do tworzenia skomplikowanych automatyzacji bez pisania kodu.

Interfejs Flow Builder

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 📋 Workflow: "Welcome Series"              [💾 Save] [✕]   │
├──────────┬──────────────────────────────────────┬───────────┤
│          │                                      │           │
│ PALETTE  │         CANVAS (Grid Background)    │ SETTINGS  │
│          │                                      │           │
│ Triggers │    ┌─────────────────┐              │ Selected: │
│ ├─👥 Sub │    │ Subscriber      │              │           │
│ ├─📧 Open│    │ Joins Group     │              │ 👥 Sub    │
│ └─📤 Uns │    │ "Newsletter"    │──────┐       │ Joins     │
│          │    └─────────────────┘      │       │ Group     │
│ Actions  │                             ▼       │           │
│ ├─✉️ Send│              ┌─────────────────┐    │ Group:    │
│ ├─⏰ Wait│              │ Send Email      │    │ [Newsletter]│
│ └─❓ Cond│              │ "Welcome #1"    │──┐ │           │
│          │              └─────────────────┘  │ │ [Update]  │
│          │                                   ▼ │           │
│ Tools    │                     ┌──────────────┴───┐        │
│ ├─🔍 Zoom│                     │ Condition        │        │
│ ├─⊞ Fit  │                     │ Opened email?    │        │
│ └─⊗ Sel  │                     └─┬─────────────┬──┘        │
└──────────┴───────────────────────│─────────────│───────────┘
                                YES│            NO│

Kluczowe elementy:

Palette (lewy panel) - biblioteka dostępnych węzłów
Canvas (środek) - płótno robocze z grid background
Settings (prawy panel) - konfiguracja wybranego węzła
Top bar - nazwa workflow, zapisz, anuluj
Action bar - zoom, fit to screen, select all

Tworzenie workflow krok po kroku

Utwórz nowy workflow

Automatyzacja → + Nowy workflowOtworzy się Flow Builder z pustym canvas i gridowym tłem.

Dodaj węzeł Trigger

Z palety (lewy panel):

Subscriber Joins Group
Email Opened
Unsubscribed

Przeciągnij węzeł 👥 Subscriber Joins Group na canvas.Konfiguracja (prawy panel):

Trigger: Subscriber Joins Group
Group: ▼ [Newsletter Subscribers]

Opis: Wyzwala się gdy kontakt zostaje dodany
      do wybranej grupy.

Use case: Welcome series dla nowych subskrybentów

Przeciągnij węzeł 📧 Email Opened na canvas.Konfiguracja:

Trigger: Email Opened
Campaign: ▼ [Welcome Email #1]

Opis: Wyzwala się gdy kontakt otwiera
      wybrany email z kampanii.

Use case: Follow-up dla engaged users

Przeciągnij węzeł 📤 Unsubscribed na canvas.Konfiguracja:

Trigger: Unsubscribed

Opis: Wyzwala się gdy kontakt wypisuje się
      z listy mailingowej.

Use case: Win-back campaign, feedback survey

Plan FREE: Maksymalnie 1 trigger na workflow. Plan STANDARD/PRO: Unlimited triggers (multi-trigger workflows).

Połącz z akcją Send Email

Dodaj węzeł Send Email:

Przeciągnij ✉️ Send Email z palety na canvas
Połącz węzły: Kliknij output triggera (kółko na dole) i przeciągnij do input Send Email (kółko na górze)

Konfiguracja Send Email:

Action: Send Email

Email Type: ● Szablon  ○ Kampania

Template: ▼ [Welcome Email - Template #1]

Subject: Witamy w Mailist!

Preview: Cześć {{firstName}}, dziękujemy za...

Personalizacja:
- {{firstName}}
- {{lastName}}
- {{email}}
- {{company}}

Wizualizacja połączenia:

┌─────────────────┐
│ Subscriber      │
│ Joins Group     │
│ "Newsletter"    │
└────────┬────────┘
         │ (connection line)
         ▼
┌─────────────────┐
│ Send Email      │
│ "Welcome #1"    │
└─────────────────┘

Dodaj Wait (opóźnienie)

Przeciągnij węzeł ⏰ Wait:

Action: Wait

Duration: [3] ▼ [days]

Opcje:
- minutes
- hours
- days
- weeks

Opis: Kontakt czeka 3 dni przed kolejną akcją.

Połącz: Send Email → Wait → (kolejna akcja)

Best practice: Odstępy między emailami:

Email #1 → Email #2: 2-3 dni
Email #2 → Email #3: 5-7 dni
Email #3 → Email #4: 10-14 dni

Dodaj Condition (rozgałęzienie)

Przeciągnij węzeł ❓ Condition:

Action: Condition (If/Then/Else)

Condition Type: ▼ [Email Opened]

Email: ▼ [Welcome #1]

Timeframe: [7] days (sprawdź ostatnie 7 dni)

Outputs:
├─ ✅ YES (green) - Otworzył email
└─ ❌ NO (red) - Nie otworzył

Workflow z rozgałęzieniem:

┌─────────────────┐
│ Send Email      │
│ "Welcome #1"    │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
┌─────────────────┐
│ Wait 3 days     │
└────────┬────────┘
         │
         ▼
┌─────────────────┐
│ Condition       │
│ Opened email?   │
└─┬─────────────┬─┘
YES│            NO│
  │              │
  ▼              ▼
┌───────┐    ┌───────┐
│Email#2│    │Re-eng │
└───────┘    └───────┘

Połącz węzły:

Condition output “YES” (zielony) → Send Email “Onboarding #2”
Condition output “NO” (czerwony) → Send Email “Re-engagement”

Zapisz i aktywuj

Edytuj nazwę: Kliknij tytuł “New Automation” → wpisz “Welcome Series”
Zapisz: Kliknij przycisk 💾 Save (top right)
Aktywuj: Wróć do listy automatyzacji → Aktywuj workflow

Status workflow:

Draft - Zapisany, nieaktywny
Active - Działa dla nowych triggerów
Paused - Wstrzymany (nie wyzwala się)

Dostępne węzły (Palette)

Triggers (Wyzwalacze)

Subscriber Joins Group
Email Opened
Unsubscribed

👥 Subscriber Joins GroupOpis: Wyzwala się gdy kontakt zostaje dodany do wybranej grupy.Konfiguracja:

Group: Wybierz grupę z listy

Use cases:

Welcome series dla nowych subskrybentów
Onboarding po zapisaniu się na webinar
Lead nurturing dla nowych leadów

Przykład:

Grupa: "Newsletter Subscribers"
→ Automatycznie wyślij Welcome Email #1

📧 Email OpenedOpis: Wyzwala się gdy kontakt otwiera określony email.Konfiguracja:

Campaign: Wybierz kampanię/email

Use cases:

Follow-up dla engaged users
Cross-sell po otwarciu produktowego emaila
Re-engagement dla tych, którzy otworzyli po długiej nieaktywności

Przykład:

Campaign: "Product Launch Email"
→ Wyślij "Feature Deep Dive" po 2 dniach

📤 UnsubscribedOpis: Wyzwala się gdy kontakt wypisuje się z listy.Konfiguracja:

Brak (automatyczne dla wszystkich wypisań)

Use cases:

Win-back campaign (ostatnia szansa)
Feedback survey (dlaczego się wypisałeś?)
Offer alternative (np. newsletter 1x/miesiąc zamiast tygodniowego)

Przykład:

Unsubscribed
→ Wyślij "Feedback Survey" (1x)
→ If no response → End workflow

RODO: Wypisani użytkownicy nie mogą otrzymywać emaili marketingowych. Możesz wysłać 1 email z prośbą o feedback lub ofertą zmiany preferencji.

Actions (Akcje)

✉️ Send Email
⏰ Wait
❓ Condition

Send Email - Wyślij email do kontaktuKonfiguracja:

Email Type:
● Szablon - Użyj gotowego szablonu
○ Kampania - Użyj istniejącej kampanii

Template/Campaign: ▼ [Wybierz z listy]

Personalizacja automatyczna:
- {{firstName}}
- {{lastName}}
- {{email}}
- {{company}}
- Wszystkie pola niestandardowe

Przykład użycia:

Trigger: Subscriber Joins Group
→ Wait: 0 minutes
→ Send Email: "Welcome #1"
→ Wait: 3 days
→ Send Email: "Welcome #2"

Mailist automatycznie dodaje link unsubscribe i tracking pixel do każdego emaila.

Wait - Opóźnienie przed kolejną akcjąKonfiguracja:

Duration: [liczba] ▼ [jednostka]

Jednostki:
- minutes (1-1440)
- hours (1-168)
- days (1-365)
- weeks (1-52)

Typowe zastosowania:

0 minutes - Natychmiastowa akcja
1 day - Daj czas na otwarcie pierwszego emaila
3 days - Standardowy odstęp między emailami
7 days - Tygodniowy follow-up
30 days - Miesięczny reminder

Przykład:

Send Email "Abandoned Cart Reminder #1"
→ Wait 24 hours
→ Condition: Completed purchase?
   ├─ YES → End Workflow
   └─ NO → Send Email "10% discount code"

Condition - Rozgałęzienie If/Then/ElseTypy warunków:

Email Opened

Condition: Email Opened
Email: ▼ [Welcome #1]
Timeframe: [7] days

Outputs:
├─ YES (green) - Otworzył w ciągu 7 dni
└─ NO (red) - Nie otworzył

Link Clicked

Condition: Link Clicked
Email: ▼ [Product Launch]
URL: https://example.com/product
Timeframe: [3] days

Outputs:
├─ YES - Kliknął link
└─ NO - Nie kliknął

Tag Exists

Condition: Has Tag
Tag: [VIP Customer]

Outputs:
├─ YES - Ma tag
└─ NO - Nie ma tagu

Field Value

Condition: Field Value
Field: [Total Orders]
Operator: > (greater than)
Value: 5

Outputs:
├─ YES - Total Orders > 5
└─ NO - Total Orders ≤ 5

Outputs (kolory):

🟢 YES (green) - Warunek spełniony
🔴 NO (red) - Warunek nie spełniony
🔵 MAYBE (blue) - Opcjonalna 3-way condition (advanced)

Nested conditions: Możesz łączyć wiele warunków tworząc decyzyjne drzewa. Przykład: “Otworzył email?” → YES → “Kliknął CTA?” → YES → “Tag VIP?”

Dodatkowe węzły (w planach rozwojowych)

Poniższe węzły są zakomentowane w kodzie i będą udostępnione w przyszłych wersjach:

Węzeł	Status	Planowane
Add Tag	Commented	Q1 2025
Remove Tag	Commented	Q1 2025
Add to Group	Commented	Q1 2025
Remove from Group	Commented	Q1 2025
Update Field	Planned	Q2 2025
Webhook	Planned	Q2 2025
A/B Split	Planned	Q2 2025

Funkcje Flow Builder

Nawigacja i zoom

🔍 Zoom In/Out

Skróty klawiszowe:

Cmd/Ctrl + Plus - Zoom in
Cmd/Ctrl + Minus - Zoom out
Scroll - Płynny zoom

Action Bar: Przyciski +/-

⊞ Fit to Screen

Automatycznie dopasuj widok aby wszystkie węzły były widoczne.Użyj gdy:

Masz duży workflow (10+ węzłów)
Zgubiłeś się na canvas
Chcesz zobaczyć całość

Skrót: Przycisk “Fit” w Action Bar

⊗ Select All

Zaznacz wszystkie węzły i połączenia.Skrót: Cmd/Ctrl + AUse case:

Usunięcie całego workflow
Kopiowanie struktury

🖱️ Pan (przesuwanie)

Przesuwaj canvas przeciągając tło.Metody:

Kliknij i przeciągnij tło (grid)
Spacebar + przeciągnij (Mac convention)
Środkowy przycisk myszy

Zaznaczanie i edycja

Zaznacz węzeł

Kliknij węzeł → Prawy panel pokaże ustawieniaMulti-select:

Cmd/Ctrl + Click - Dodaj do zaznaczenia
Shift + Click - Zaznacz zakres

Przesuń węzły

Przeciągnij węzeł aby zmienić pozycjęMulti-move:

Zaznacz wiele węzłów
Przeciągnij jeden z nich
Wszystkie przesuwają się razem

Usuń węzły/połączenia

Zaznacz → Delete/BackspaceUsunięcie węzła:

Usuwa również wszystkie połączenia do/z tego węzła

Usunięcie połączenia:

Kliknij connection line → Delete
Lub kliknij “X” na output węzła

Reconnect (przepięcie)

Przeciągnij połączenie z jednego output do innego input.

Przed:          Po przepięciu:
A → B          A → C
    C              B

Use case: Zmiana kolejności akcji bez usuwania węzłów

Grid background i alignment

Grid: 20px × 20px grid ułatwia wyrównanie węzłów. Visual alignment:

┌────┬────┬────┐
│    │    │    │
├────┼────┼────┤  ← Grid pomaga w równym rozmieszczeniu
│ A  │ →  │ B  │
├────┼────┼────┤
│    │    │    │
└────┴────┴────┘

Best practice: Trzymaj węzły w liniach lub kolumnach dla lepszej czytelności workflow.

Zachowywanie i ładowanie workflow

Format zapisu (flowData)

Mailist zapisuje workflow jako JSON w formacie IFlowState:

{
  "name": "Welcome Series",
  "nodes": {
    "node-abc123": {
      "id": "node-abc123",
      "type": "SUBSCRIBER_JOINS_GROUP",
      "position": { "x": 100, "y": 100 },
      "outputs": [
        { "id": "output-1", "name": "default", "color": "blue" }
      ],
      "data": {
        "groupId": "list-456"
      }
    },
    "node-def456": {
      "id": "node-def456",
      "type": "SEND_EMAIL",
      "position": { "x": 100, "y": 250 },
      "input": "input-1",
      "outputs": [
        { "id": "output-2", "name": "default", "color": "blue" }
      ],
      "data": {
        "templateId": "template-789",
        "subject": "Welcome to Mailist!"
      }
    }
  },
  "connections": {
    "conn-1": {
      "id": "conn-1",
      "from": "output-1",
      "to": "input-1"
    }
  }
}

Pola węzła:

id - Unikalny GUID węzła
type - NodeType enum (SEND_EMAIL, WAIT, CONDITION, etc.)
position - Pozycja na canvas (x, y)
input - ID input connection point (dla węzłów z input)
outputs - Array output connection points (dla węzłów z outputs)
data - Konfiguracja specyficzna dla typu węzła

Pola połączenia:

id - Unikalny ID połączenia
from - ID output węzła źródłowego
to - ID input węzła docelowego

Przykład: Welcome Series

Workflow: "Onboarding nowych użytkowników"

Trigger: CONTACT_CREATED
  ↓
Action: Send Email "Welcome #1: Witamy!"
  ↓
Wait: 1 dzień
  ↓
Condition: opened_email = "Welcome #1"
  ├─ YES:
  │   ↓
  │   Send Email "Welcome #2: Pierwsze kroki"
  │   ↓
  │   Wait: 3 dni
  │   ↓
  │   Send Email "Welcome #3: Zaawansowane funkcje"
  │
  └─ NO:
      ↓
      Send Email "Re-engagement: Czy potrzebujesz pomocy?"
      ↓
      Wait: 2 dni
      ↓
      Condition: opened_re_engagement
        ├─ YES → Add Tag "Engaged" → Continue workflow
        └─ NO → End Workflow

Najlepsze praktyki

Testuj na sobie

Zanim aktywujesz workflow dla wszystkich:

Dodaj swój email jako testowy kontakt
Wyzwól trigger (np. zapisz się na listę)
Sprawdź czy emaile przychodzą w dobrych odstępach
Zweryfikuj personalizację i linki

Nie spamuj

❌ Źle:
Day 1: Email #1
Day 2: Email #2
Day 3: Email #3
Day 4: Email #4
→ Za dużo, za szybko!

✅ Dobrze:
Day 1: Email #1
Day 3: Email #2
Day 7: Email #3
Day 14: Email #4
→ Naturalne odstępy

Exit condition

Zawsze daj możliwość wyjścia z workflow:

Condition: tag zawiera "Converted"
  → End Workflow (cel osiągnięty)

Condition: opened = 0 AND sent = 5
  → End Workflow (5 emaili bez reakcji)

Analityka workflow

Po aktywacji sprawdzaj:

Konwersja

% kontaktów, które przeszły przez cały workflow

Drop-off points

W którym miejscu ludzie przestają otwierać

Czas do konwersji

Ile czasu od triggera do celu

Najlepsze emaile

Które emaile mają najwyższy open/click rate

Następne kroki

Triggery

Wszystkie dostępne triggery i jak ich używać

Welcome Series

Gotowy workflow powitalny do wdrożenia

​Workflow automatyzacji

​Czym jest workflow?

​Typy workflow

Welcome Series

Drip Campaign

Abandoned Cart

Re-engagement

​Flow Builder: Wizualny edytor workflow

​Interfejs Flow Builder

​Tworzenie workflow krok po kroku

​Dostępne węzły (Palette)

​Triggers (Wyzwalacze)

​Actions (Akcje)

​Dodatkowe węzły (w planach rozwojowych)

​Funkcje Flow Builder

​Nawigacja i zoom

🔍 Zoom In/Out

⊞ Fit to Screen

⊗ Select All

🖱️ Pan (przesuwanie)

​Zaznaczanie i edycja

​Grid background i alignment

​Zachowywanie i ładowanie workflow

​Format zapisu (flowData)

​Przykład: Welcome Series

​Najlepsze praktyki

​Analityka workflow

Konwersja

Drop-off points

Czas do konwersji

Najlepsze emaile

​Następne kroki

Triggery

Welcome Series

Workflow automatyzacji

Czym jest workflow?

Typy workflow

Flow Builder: Wizualny edytor workflow

Interfejs Flow Builder

Tworzenie workflow krok po kroku

Dostępne węzły (Palette)

Triggers (Wyzwalacze)

Actions (Akcje)

Dodatkowe węzły (w planach rozwojowych)

Funkcje Flow Builder

Nawigacja i zoom

Zaznaczanie i edycja

Grid background i alignment

Zachowywanie i ładowanie workflow

Format zapisu (flowData)

Przykład: Welcome Series

Najlepsze praktyki

Analityka workflow

Następne kroki